🇩🇪 독일 연락사무소는 왜 행정적으로 가장 많은 설명을 요구받는가

www.mfrankfurt.com | 엠 프랑크푸르트 공식 블로그 콘텐츠

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독일 진출을 검토하는 과정에서 많은 기업이 가장 먼저 떠올리는 선택지는 연락사무소입니다. 법인 설립에 비해 절차가 비교적 간단하고, 영업 활동을 하지 않는 구조이기 때문에 세무 부담이 적으며, 초기 시장 조사나 유럽 거점 확보를 위한 준비 단계로 적합하다는 인식이 널리 퍼져 있습니다. 실제로 “아직 본격적인 사업 단계는 아니다”라는 판단 아래, 연락사무소를 가장 보수적이고 안전한 선택으로 이해하는 경우도 적지 않습니다.

그러나 이러한 인식은 독일 현지 행정 실무의 시각과는 상당한 간극이 존재합니다. 독일 노동청, 외국인청, 세무당국은 연락사무소를 단순한 준비 조직으로 보지 않습니다. 오히려 법인도 아니고, 단순 개인 활동도 아닌 중간적 성격의 조직이라는 점에서, 그 실질과 목적을 가장 면밀하게 검토해야 하는 형태로 인식하는 경우가 많습니다.

연락사무소는 영업을 하지 않는 조직이라는 점에서 활동 범위가 제한되어 있습니다. 문제는 바로 이 제한성입니다. 독일 행정기관의 관점에서는 “하지 않는 활동”이 많을수록, “그럼에도 불구하고 왜 독일에 조직과 인력이 존재해야 하는가”에 대한 설명이 더욱 명확해야 합니다. 즉, 연락사무소는 자유도가 낮은 대신, 존재 이유와 활동 범위에 대한 논리적 설명이 가장 엄격하게 요구되는 조직 형태에 해당합니다.

특히 상주 인력이 존재하거나 체류 자격, 급여 지급, 고용 관계가 수반되는 경우, 연락사무소는 형식적인 설립 여부와 무관하게 행정기관의 종합적인 판단 대상이 됩니다. 이 과정에서 노동청은 고용 필요성을, 외국인청은 체류 목적의 타당성을, 세무당국은 고정사업장 해당 가능성을 각각 다른 관점에서 검토하게 됩니다. 그 결과, 연락사무소는 법인보다 더 많은 설명 자료와 보완 요청을 요구받는 상황에 놓이기도 합니다.

이러한 현실을 전제로 보면, 독일 연락사무소는 왜 행정적으로 가장 많은 설명을 요구받는가라는 질문은 단순한 제도 비교가 아니라, 독일 행정 체계가 조직의 실질을 어떻게 판단하는가를 이해하기 위한 핵심적인 문제라고 할 수 있습니다. 이번 콘텐츠에서는 이 질문을 중심으로, 연락사무소가 독일 행정 체계에서 어떻게 인식되는지, 그리고 이 구조를 충분히 이해하지 못한 상태에서 접근할 경우 어떤 행정적 리스크가 발생할 수 있는지를 현지 실무 관점에서 차분히 정리해보고자 합니다.

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🔳 연락사무소의 본질은 ‘활동 제한’이며, 행정적 설명이 전제되는 구조입니다

연락사무소, 즉 Repräsentanzbüro는 독일 행정 체계상무엇을 자유롭게 수행할 수 있는 조직이 아니라, 처음부터 활동 범위가 명확히 제한된 형태로 정의됩니다. 이는 Repräsentanzbüro가 단순한 준비 조직이라는 의미이기도 하지만, 동시에 그 존재와 운영 방식 전반에 대해 행정기관에 충분한 설명이 전제되는 구조임을 의미합니다.

원칙적으로 Repräsentanzbüro에는 다음과 같은 활동이 허용되지 않습니다:

• 독일 내 영업 행위

• 계약 체결 또는 계약 조건에 대한 협상

• 매출 발생 및 수익 창출 활동

• 고객 대상 서비스 제공

• 독립적인 사업 의사결정 수행

이와 같은 제한은 제도적으로 명확합니다. 그러나 독일 노동청, 외국인청, 세무당국의 실무 관점에서는 이 제한 목록 자체보다 왜 이러한 제한을 전제로 한 조직이 독일에 존재해야 하는지가 핵심 검토 대상이 됩니다.

즉, Repräsentanzbüro는 “영업을 하지 않는다”는 단순한 선언만으로는 충분하지 않으며, 조직의 목적, 상주 인력의 역할, 본사와의 관계가 행정적으로 일관되고 논리적으로 설명될 수 있어야 합니다.

특히 다수의 상주 인력이 존재하거나 체류 자격, 급여 지급, 고용 관계가 수반되는 경우, Repräsentanzbüro는 형식적인 설립 여부와 무관하게 해당 활동이 제한된 범위 내에 머물러 있는지에 대한 구체적인 설명을 요구받게 됩니다.

이 설명 구조가 불분명할 경우, Repräsentanzbüro는 준비 조직이 아니라 사실상 영업 조직 또는 고정사업장(Betriebsstätte)으로 재해석될 여지를 안게 됩니다. 바로 이 점에서, Repräsentanzbüro는 독일 행정 실무상 가장 많은 사전 설명과 논리 정합성이 요구되는 조직 형태로 인식됩니다.

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🔳 독일 행정기관의 판단 기준은 ‘서류 형식’이 아니라 ‘구조의 논리성’입니다

독일 노동청, 외국인청, 세무당국은 연락사무소, 즉 Repräsentanzbüro를 심사할 때 등기 형태나 명칭 자체에 크게 의존하지 않습니다. 행정기관이 실제로 확인하는 것은, 해당 조직이 어떤 법적 외형을 갖추었는가가 아니라 그 조직이 어떤 논리 구조로 운영되고 있는가입니다.

즉, 연락사무소라는 명칭이나 설립 서류가 완비되어 있다는 사실만으로 행정 판단이 종결되지는 않습니다.형식은 출발점에 불과하며, 심사의 핵심은 언제나 그 이후에 놓여 있습니다.

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▣ “무엇을 하는가”보다 “왜 그렇게 설명되는가”가 중요합니다

Repräsentanzbüro를 설명할 때 가장 흔히 사용되는 표현은“시장 조사”, “정보 수집”, “본사 지원 업무”와 같은 포괄적인 문구입니다. 그러나 독일 행정 실무에서는 이러한 표현 자체보다 그 설명이 실제 활동과 구조적으로 일치하는지가 훨씬 중요하게 검토됩니다.

노동청과 외국인청은 다음과 같은 질문을 통해 설명과 실질 사이의 간극을 확인합니다:

• 해당 인력이 수행하는 업무는 구체적으로 어떤 내용인가

• 그 업무는 왜 독일 현지에서 이루어져야 하는가

• 본사의 영업 조직과 기능적으로 분리되어 있는가

• 동일한 업무를 본사에서 수행할 수는 없는가

이 질문들에 대해 일관된 설명이 이루어지지 않을 경우, 행정기관은 연락사무소의 활동을 단순한 준비 단계가 아닌, 영업 전 단계 또는 사실상 영업 활동으로 해석할 수 있습니다.

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▣ 관청마다 다르지만, 판단 기준은 하나의 구조를 봅니다

독일 행정 절차에서 간과되기 쉬운 점은, 노동청·외국인청·세무당국이 서로 다른 관점에서 동일한 구조를 검토한다는 사실입니다:

• 노동청은 고용 필요성과 업무 적합성을 봅니다.

• 외국인청은 체류 목적과 활동 범위를 확인합니다.

• 세무당국은 고정사업장 해당 가능성을 검토합니다.

각 기관의 역할은 다르지만, 이들이 검토하는 대상은 결국 하나의 조직 구조입니다. 따라서 어느 한 기관에 제출한 설명이 다른 기관의 판단과 충돌할 경우, 추가 자료 요청이나 구조 재검토로 이어질 가능성이 높아집니다.

Repräsentanzbüro는 이 세 기관의 판단이 동시에 연결되는 구조이기 때문에, 설명은 개별 대응이 아니라 전체 구조를 관통하는 논리로 설계되어야 합니다.

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▣ 형식은 쉽게 맞출 수 있지만, 논리는 사전에 설계해야 합니다

연락사무소 설립 서류, 주소지 확보, 대표자 지정 등 형식적인 요건은 비교적 명확하고 준비가 어렵지 않습니다. 그러나 행정기관이 요구하는 것은 이러한 외형적 요건이 아니라, 그 외형이 유지될 수 있는 논리적 전제입니다:

• 왜 이 조직은 영업을 하지 않는가

• 왜 이 인력은 독일에 체류해야 하는가

• 왜 이 활동은 고정사업장으로 보아서는 안 되는가

이 질문들에 대한 답변은 사후 대응보다는 초기 구조 설계 단계에서 정리되어야 합니다. 그렇지 않을 경우, 연락사무소는 형식은 갖추었지만 행정적으로는 불안정한 구조로 평가받게 됩니다.

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▣ 그래서 Repräsentanzbüro는 ‘논리 중심 심사’를 받는 조직 형태입니다

정리하면, Repräsentanzbüro는 단순히 서류를 잘 준비했다고 해서 안정적으로 인정되는 구조가 아닙니다. 오히려 그 특성상, 형식보다 논리가 먼저 검토되는 조직 형태에 가깝습니다.

독일 행정이 요구하는 것은 “이 조직은 연락사무소입니다”라는 선언이 아니라, “왜 이 조직이 연락사무소로 존재할 수 있는가”에 대한 일관되고 설득력 있는 설명 구조입니다.

이 점을 간과한 채 접근할 경우, Repräsentanzbüro는 가장 단순한 선택이 아니라 가장 많은 설명과 조율이 필요한 선택이 될 수 있습니다.

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🔳 설립은 비교적 간단하지만, 운영 단계에서는 행정 검토가 지속됩니다

연락사무소는 형식적인 설립 절차만 놓고 보면 독일 진출 형태 중 비교적 진입 장벽이 낮은 구조에 속합니다. 주소지 확보, 대표자 지정, 내부 규정 정리 등 기본 요건만 명확하면, 초기 단계에서 설립 자체가 문제 되는 경우는 많지 않습니다.

그러나 독일 행정 실무에서 중요한 판단은 연락사무소가 설립된 이후부터 시작됩니다. Repräsentanzbüro는 설립과 동시에 끝나는 구조가 아니라, 운영 과정 전반에 걸쳐 지속적인 행정 검토의 대상이 되는 조직 형태입니다.

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▣ 유지 단계에서는 ‘설명 구조’가 반복적으로 확인됩니다

연락사무소가 실제로 운영되기 시작하면, 그 활동은 다양한 행정 절차와 맞물리게 됩니다:

• 상주 인력의 체류 자격 신청 및 연장

• 노동청의 고용 필요성 및 업무 적합성 검토

• 외국인청의 체류 목적 일관성 확인

• 세무당국의 활동 범위 해석

이 과정에서 행정기관은 연락사무소가 최초에 제시한 설명 구조를 기준으로 실제 운영이 그 틀을 유지하고 있는지를 지속적으로 확인합니다.

즉, 설립 당시에는 문제되지 않았던 요소라도 운영 과정에서 설명과 실질 사이에 차이가 발생할 경우, 추가 자료 요청이나 구조 재검토로 이어질 수 있습니다.

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▣ 작은 운영 변화도 행정 판단에 영향을 미칠 수 있습니다

연락사무소 운영 중 발생하는 다음과 같은 변화는 행정기관 입장에서 중요한 판단 요소가 됩니다:

• 인력의 업무 범위 확대

• 대외 미팅 참여 빈도 증가

• 본사와의 의사결정 구조 변화

• 급여 구조 또는 근무 형태 변경

이러한 변화는 기업 입장에서는 자연스러운 운영 조정일 수 있으나, 행정기관은 이를 연락사무소의 성격 변화로 해석할 여지를 갖게 됩니다.

특히 이러한 변화가 사전에 설명되지 않았거나 기존 설명 구조와 충돌할 경우, Repräsentanzbüro는 준비 조직이 아닌 사실상 영업 조직 또는 고정사업장으로 재평가될 위험이 존재합니다.

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▣ ‘설립 가능성’보다 중요한 것은 ‘유지 가능성’입니다

연락사무소를 검토할 때 많은 기업이 “설립이 가능한가”라는 질문에 집중합니다. 그러나 독일 행정 실무에서는 이보다 훨씬 중요한 질문이 존재합니다.

이 구조가 향후 1년, 2년, 그 이후까지 행정적으로 유지 가능한가?

Repräsentanzbüro는 설립 시점보다 운영 단계에서 더 많은 설명과 조율이 요구되는 구조입니다. 따라서 초기부터 단기 편의가 아닌, 중장기 행정 안정성을 전제로 한 설계가 필요합니다.

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▣ 그래서 연락사무소는 ‘초기 설계’가 결과를 좌우합니다

연락사무소의 행정적 안정성은 사후 대응보다는 초기 설계 단계에서 대부분 결정됩니다:

• 조직 목적이 명확히 정의되어 있는지

• 인력 배치와 업무 범위가 제한 구조와 일치하는지

• 체류·노동·세무 설명이 하나의 논리로 연결되는지

이러한 요소들이 초기에 정리되어 있을수록, 운영 과정에서 발생하는 행정적 부담은 현저히 줄어듭니다.

결국 Repräsentanzbüro는 “설립이 쉬운 구조”가 아니라, “운영과 설명을 지속적으로 관리해야 하는 구조”라는 점을 전제로 접근해야 합니다.

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🔳 그렇다면 이 구조는 어떻게 안정적으로 관리될 수 있을까요? ― 엠 프랑크푸르트를 통한 실무적 해결 방식

그렇다면 연락사무소가 행정적 쟁점으로 비화되지 않기 위해서는, 어떤 방식의 구조 설계와 관리가 전제되어야 할까요?

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▣ 설립 절차가 아닌, 행정 해석을 전제로 한 구조 설계가 선행됩니다

엠 프랑크푸르트의 연락사무소(Repräsentanzbüro) 지원은 형식적인 설립 절차에서 출발하지 않습니다.독일 행정 실무에서 핵심이 되는 것은 “연락사무소를 설립할 수 있는가”가 아니라, 해당 조직이 어떤 행정적 해석 하에서 유지될 수 있는가이기 때문입니다.

이에 따라 엠 프랑크푸르트는 설립 이전 단계에서부터

• 조직 목적이 노동청·외국인청·세무당국에 어떻게 해석될 수 있는지

• 상주 인력의 역할이 고용·체류 기준상 어떤 위치에 놓이는지

• 영업 활동과 명확히 구분되는 업무 경계가 어디까지인지를 구조적으로 정리합니다.

이러한 사전 설계 없이는, 설립이 완료되더라도 행정적으로 안정적인 상태라 보기 어렵습니다.

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▣ 관청별 절차를 분리하지 않고, 단일한 설명 체계로 정합성을 확보합니다

연락사무소 관련 리스크는 개별 관청 대응 실패보다는, 관청별 설명이 서로 어긋나는 구조에서 발생하는 경우가 대부분입니다.

엠 프랑크푸르트는 노동청, 외국인청, 세무당국을 각각 독립적으로 대응하지 않고, 단일한 설명 구조를 기준으로 모든 행정 절차를 통합적으로 관리합니다:

• 고용 필요성 설명이 체류 목적과 충돌하지 않도록 조정

• 급여·근무 구조가 세무 해석과 일관되도록 사전 검토

• 관청 질의 발생 시, 새로운 논리를 추가하지 않고 기존 구조 내에서 대응

이를 통해 연락사무소는 관청별 판단이 누적될수록 불안정해지는 구조가 아니라, 설명이 반복될수록 오히려 안정되는 구조로 관리됩니다.

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▣ 설립 이후 운영 단계에서 발생하는 행정 변수를 선제적으로 관리합니다

연락사무소의 행정 리스크는 설립 시점보다 운영 과정에서 점진적으로 누적되는 경우가 훨씬 많습니다.

엠 프랑크푸르트는 다음과 같은 운영 단계의 변수를 사후 대응이 아닌, 사전 검토 대상으로 관리합니다:

• 상주 인력의 업무 범위 변경 또는 확대

• 비자 연장 시 체류 목적 재설명 필요 상황

• 대외 활동 빈도 증가에 따른 성격 변화 가능성

• 법인 전환 또는 구조 변경 검토 시점 도래

이를 통해 연락사무소는 문제가 발생한 이후에 설명하는 구조가 아니라, 문제가 행정적 쟁점으로 비화되기 전에 관리되는 구조로 유지됩니다.

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▣ 연락사무소가 행정적 쟁점으로 비화되는 상황 자체를 예방합니다

실무적으로 보면, 연락사무소가 문제 되는 대부분의 사례는 제도 선택의 오류라기보다 관리되지 않은 운영 과정에서 발생합니다.

엠 프랑크푸르트의 접근 방식은

• 연락사무소를 과도하게 안전한 제도로 포장하지 않고

• 잠재적 리스크를 사전에 구조화하여

• 독일 행정기관이 납득 가능한 상태를 지속적으로 유지하는 데 초점을 둡니다.

이는 주한 독일대사관 중심의 형식 절차가 아니라, 독일 현지에서 노동청·외국인청의 실제 심사 흐름을 전제로 한 대응 경험을 기반으로 하기 때문에 가능한 접근입니다. 그 결과, 연락사무소는 행정적으로 ‘문제가 될 수 있는 구조’가 아니라 관리되고 설명되는 구조로 기능하게 됩니다.

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💬 Q&A: 독일 연락사무소는 왜 행정적으로 가장 많은 설명을 요구받는가

Q1. 연락사무소는 설립만 해두고, 이후 상황에 맞춰 설명을 보완해도 되지 않습니까?

A. 독일 행정 실무에서는 이러한 접근이 가장 위험한 유형에 해당합니다. 연락사무소는 설립 시점부터 조직의 목적·업무 범위·인력 역할에 대한 설명 구조가 전제되는 형태이며, 이 초기 설명은 이후 비자 심사, 노동청 검토, 체류 연장 판단의 기준점으로 계속 활용됩니다.

사후에 설명을 수정하거나 보완하려는 경우, 행정기관은 이를 단순한 보완이 아니라 조직 성격이 변경되었거나, 최초 설명이 불완전했다는 신호로 해석할 가능성이 큽니다. 따라서 연락사무소는 “일단 만들고 보자”는 방식과 가장 맞지 않는 구조입니다.

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Q2. Repräsentanzbüro에도 독일 현지 직원을 둘 수 있습니까?

A. 형식적으로는 가능하지만, 실무적으로는 매우 신중한 접근이 필요합니다. 독일 노동청은 “연락사무소에 왜 고용이 필요한가”라는 질문부터 검토합니다.

특히 다음과 같은 경우에는 심사 강도가 높아집니다:

• 단순 행정 보조를 넘어서는 업무 내용

• 대외 커뮤니케이션, 기술 설명, 미팅 참여가 포함된 경우

• 본사의 영업 조직과 역할 구분이 불명확한 경우

이 경우 노동청은 고용 자체보다도 해당 조직이 연락사무소 형태를 유지할 수 있는지를 먼저 판단하게 됩니다. 결과적으로 법인 전환을 전제로 한 구조 재검토를 요구받는 사례도 적지 않습니다.

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Q3. 연락사무소를 통해 주재원 비자나 파견 비자 신청이 가능한가요?

A. 가능 여부는 사례별로 다르지만, 연락사무소는 비자 심사에서 가장 설명 부담이 큰 고용 구조에 속합니다.

외국인청의 핵심 판단 포인트는 다음과 같습니다:

• 체류 목적이 명확하고 제한된 활동 범위와 일치하는가

• 급여 지급 주체와 근무 지휘 체계가 일관되는가

• 해당 업무가 독일 내에서 이루어져야 할 합리적 이유가 있는가

이 중 하나라도 설명이 불충분할 경우, 비자 자체가 거절되기보다는 “연락사무소 구조로는 적합하지 않다”는 판단이 내려지는 경우가 많습니다. 이는 곧 법인 설립 또는 구조 변경을 전제로 한 재신청으로 이어질 수 있습니다.

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Q4. 연락사무소는 세금을 내지 않는다고 들었습니다. 정말 세무 리스크가 없습니까?

A. 이 부분은 가장 오해가 많은 지점이며, “연락사무소는 세금이 없다”는 표현은 정확하지 않습니다. 연락사무소(Repräsentanzbüro)는 법인세 또는 영업세의 과세 대상이 아닐 수는 있으나, 그렇다고 독일에서의 세무 의무가 존재하지 않는 것은 아닙니다.

특히 독일 현지에서 근무하는 인력이 존재하는 경우, 다음과 같은 세무·사회보험 의무는 반드시 독일 내에서 이행되어야 합니다:

• 급여에 대한 소득세(Lohnsteuer) 원천징수 및 납부

• 연금·건강보험·실업보험 등 사회보험료 신고 및 납부

• 급여 지급과 관련된 급여세 신고 및 고용 관련 행정 절차

즉, 연락사무소는 수익 활동을 하지 않더라도 고용이 발생하는 순간부터 독일 세무·사회보험 체계 안으로 편입되는 구조입니다.

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Q5. 운영 중 업무 범위가 조금 확대되는 것도 문제가 될 수 있습니까?

A. 그렇습니다. 연락사무소는 애초에 업무 범위가 제한된 구조이기 때문에, 작은 변화도 행정기관 입장에서는 성격 변화로 인식될 수 있습니다.

예를 들어,

• 고객 미팅 참석 빈도가 증가한 경우

• 기술 설명이 단순 정보 제공을 넘어선 경우

• 본사 의사결정에 실질적으로 관여하게 된 경우

이러한 변화는 기업 내부에서는 자연스러운 운영 조정일 수 있으나, 행정기관은 이를 연락사무소의 한계를 넘어서는 활동으로 해석할 여지를 갖게 됩니다. 따라서 운영 중 변경 사항은 반드시 기존 설명 구조와의 정합성을 검토해야 합니다.

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Q6. 그렇다면 연락사무소는 어떤 기업에 적합한 구조입니까?

A. 연락사무소는 모든 기업에 적합한 만능 구조가 아닙니다. 다음과 같은 경우에 한해 비교적 안정적인 선택이 될 수 있습니다:

• 명확히 제한된 시장 조사 또는 정보 수집 목적

• 상주 인력의 역할이 극히 제한적인 경우

• 중장기적으로 법인 전환 계획이 명확히 설정된 경우

반대로, 초기 단계부터 인력 상주, 비자 활용, 대외 활동이 예상된다면 연락사무소는 가장 신중하게 검토해야 할 선택지에 해당합니다.

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Q7. 연락사무소 관련 리스크를 최소화하려면 무엇이 가장 중요합니까?

A. 가장 중요한 것은 연락사무소를 단순한 임시 조직이 아니라, 행정적으로 설명 가능한 구조로 처음부터 설계하는 것입니다:

• 조직 목적과 활동 범위를 문서화하고

• 인력의 역할과 한계를 명확히 설정하며

• 노동청·외국인청·세무당국의 판단 기준을 하나의 논리로 정리하는 것

이러한 준비 없이 설립부터 진행할 경우, 연락사무소는 가장 간단한 선택이 아니라 가장 많은 보완과 조율이 필요한 선택이 될 수 있습니다.

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🏢 엠 프랑크푸르트의 수행 및 파트너십 영역

엠 프랑크푸르트는 한국 기업의 독일 장·단기 파견, 법인 설립, 지사 운영, 정착 행정 지원을 실무 관점에서 직접 수행·조율하는 전문 파트너입니다.

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✔ 장·단기 파견비자 전문 지원

— Arbeitsvisum für Entsendung(Assignment Visa)

— 노동청 승인(ZAV/BE), 외국인청 대응, 문서 구조화 및 기관 조율

✔ GmbH 법인 설립 및 기업 행정 지원

— GmbH 설립, 대표자 변경, 세무등록, 공증·등기 절차 전 과정 조율

✔ Branch / Representative Office 설립 지원

— 지사/연락사무소 설치, 비등기지사·등기지사 설립 컨설팅

✔ 취업비자·블루카드(EU Blue Card)

— 기술직·전문직 인력의 독일 취업 절차 및 요건 검토

✔ 행정 대응 지원(Admin Support / ABA)

— 노동청·세무서·IHK·공증인 등 기관 제출 및 문서 처리 대행

— 기업 일정 기반의 행정 일정 조율

✔ 정착 지원(Relocation & Service)

— 거주지 등록(Anmeldung), 건강보험, 은행·세무 관리 등 초기 정착 지원

✔ 회계·세무·노무 파트너 협업

— 회계법인·세무사·노무 전문가 협업을 통한 운영 기반 구축

✔ 부동산 및 생활 정착 자문

— 주거·사무실 등 부동산 탐색 및 공인 중개사 연계

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🌐 한국 기업의 독일 파견·법인 설립·정착 지원, 엠 프랑크푸르트가 함께합니다.

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