🇩🇪 DE 연락사무소 유지 시 필수 회계자료 5가지: 고정사업장 리스크 회피 전략

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독일 시장에 진출한 외국계 기업들이 GmbH(유한회사)나 정식 지사 설립에 앞서 연락사무소(Repräsentanzbüro) 를 선택하는 경우가 많습니다. 이는 초기 진입 장벽을 낮추고, 법적·세무적 부담 없이 시장 반응을 유연하게 확인할 수 있는 전략적 수단이기 때문입니다. 그러나 주의할 점은, 독일 세법상 ‘고정사업장(Betriebsstätte)’으로 간주될 경우 예상치 못한 과세의무와 법적 책임이 발생한다는 사실입니다.

특히 2025년부터 독일 재무청(Finanzamt) 은 외국계 기업의 사무소 구조에 대해 더욱 정밀한 심사를 진행하고 있어, 연락사무소라도 반드시 특정 회계자료와 구조서류를 준비해두는 것이 리스크 회피의 핵심입니다.

이번 콘텐츠에서는 DE 연락사무소 유지 시 필수 회계자료 5가지: 고정사업장 리스크 회피 전략을 주제로, 실질적인 자료 목록과 작성 시 유의사항, 관할청 대응 전략까지 정리합니다.

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📄 1. 본사 고용계약서 및 파견명령서

🔎 연락사무소에서 근무 중인 파견자에 대해 어떤 고용 문서가 필요하나요?

✅ 연락사무소는 독일 내 고용주가 아니므로, 독일 상법(HGB) 및 세법상 고정사업장을 회피하기 위해서는 모든 인력은 한국 본사와 직접 고용계약을 맺고 있는 상태여야 합니다. 또한, 파견자에게 독립적인 계약체결권이나 지휘권이 부여되지 않았음을 명확히 해야 합니다.

• 고용계약서에는 근무지 독일 표기, 소속은 한국 본사임이 명시되어야 함

• 파견명령서에는 파견 사유(시장조사·연락·기술 교류) 및 업무 기간을 기재해야 함

• 급여는 독일이 아닌 한국 본사에서 지급되어야 하며, 이를 명확히 입증할 수 있어야 함

💡 실무 팁

• 본사 명의의 급여계좌 이체 증빙을 함께 준비

• 고용계약서와 파견명령서에 “독일 내 고정사업장 기능 없음”이라는 문구 삽입 시 유리

• 일부 관청은 한국어 원본 외에 공증 번역본 제출을 요구하므로 독일어 번역본을 사전에 확보해 둘 것

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📊 2. 직무기술서(Aufgabenbeschreibung)

🔎 파견자의 활동 내용은 어떻게 정리해야 고정사업장 리스크를 회피할 수 있나요?

✅ 세무당국은 파견자의 업무 내용이 실질적인 영업활동 또는 계약 권한을 포함하는지를 기준으로 고정사업장 여부를 판단합니다. 이를 예방하기 위해 직무기술서(Aufgabenbeschreibung) 를 작성해, 다음 사항을 명확히 해야 합니다.

• 파견자의 주요 업무는 시장 분석, 정보 수집, 연락 조율 등 비상업적 기능임

• 계약 권한 없음, 직접 판매 활동 없음, 고객 상대 거래 협상 불가 등 업무 한계를 명시

• 모든 지휘권은 본사에 있고, 보고체계도 본사 중심으로 되어 있음

💡 실무 팁

• 직무기술서는 독일어 및 한국어 병기 버전으로 준비하면 관청 대응에 유리

• IHK 또는 Steuerberater(세무사)에게 사전 검토를 의뢰해 문구를 조정할 것

• 이메일 서명에도 “Representative Office” 명기를 통해 역할을 명확히 구분

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💶 3. 급여 지급 증빙자료 및 본사 회계명세서

🔎 급여와 회계 자료는 어떤 형식으로 준비해야 하나요?

✅ 연락사무소 운영 시 발생하는 직원 급여나 비용 처리는 독일 현지 계좌가 아닌 본사 재무구조 내에서 처리되어야 합니다. 세무당국이 고정사업장을 판단할 때 가장 먼저 보는 것이 독일 내에서 영업수익 또는 비용이 발생하고 관리되는지 여부입니다.

• 급여 이체 내역: 한국 본사 계좌에서 독일 개인계좌로 이체된 기록

• 비용 집행 내역: 독일 사무소 임차료, 사무용품 구입 등의 비용이 본사 회계에서 반영되어야 함

• 회계보고서에는 “해외 연락사무소 유지비용” 등으로 분류

💡 실무 팁

• 독일 현지 법인 명의의 계좌나 세금계산서 수취는 고정사업장 리스크를 초래할 수 있음

• 모든 회계자료는 연 1회 세무서 요청 시 제출 가능한 형태로 정리해둘 것

• 고정비용이 정기적으로 발생한다면 내부 계정 코드로 별도 분리해 관리

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📝 4. 주소지 계약서 및 사용내역서

🔎 연락사무소의 물리적 주소는 어떤 형식으로 관리되어야 하나요?

✅ 연락사무소 운영 시 사용하는 주소는 단순 우편함이 아닌, 실제 사용 계약이 존재하는 공간이어야 하며,그 공간이 영업 목적이 아니라는 점을 입증할 수 있어야 합니다.

• 주소지 사용 계약서(Mietvertrag 또는 Nutzungsvereinbarung) 필수

• 대표자 명의로 체결되거나 본사와 Co-working Space 간 공식 계약 체결 형태

• 사용 목적을 “정보교환 및 연락사무소 운영”으로 한정할 것

💡 실무 팁

• 주소지 계약에 회의실 이용, 대면 고객 응대 등 항목은 가능하면 배제

• 독일 우편 및 공공기관 통신 기록(우편물 수령 증빙)도 보관

• 외국인청, 세무서 질의 시 사무실 실사용 여부를 입증할 수 있어야 함

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📁 5. 활동내용 요약보고서 및 주기적 업데이트 자료

🔎 연락사무소의 활동을 어떻게 기록해두어야 나중에 법적 분쟁을 피할 수 있나요?

✅ 비상업적 연락사무소임을 입증하기 위해서는, 정기적으로 활동 내용이 상업 활동이 아님을 보여주는 형태로 문서화되어 있어야 합니다.

• 월간 또는 분기별 활동보고서: 미팅 일정, 기술논의 주제, 시장조사 범위 등

• 바이어 대응 기록: 단순 연락 목적임을 명시한 메일/서신 정리

• 본사 보고문서: 보고체계가 독일이 아닌 본사 중심임을 보여주는 구조

💡 실무 팁

• 외부 이메일 내용, 브로슈어 발송 내역 등은 정기적으로 문서화

• Google Drive 또는 사내 시스템에 정기 백업

• 외국인청 또는 세무조사 대응 시 설명 자료로 활용

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💬 Q&A: 연락사무소 유지 시 필수 회계자료 5가지

Q1. 연락사무소는 사업자등록을 꼭 하지 않아도 되나요?

→ 원칙적으로는 아닙니다. 연락사무소가 비상업적 활동만 수행하고, 계약 체결이나 이익 창출과 관련된 직접 행위가 없다면, 독일 Gewerbeordnung(산업법)상 사업자등록(Gewerbeanmeldung) 의무는 면제됩니다.

하지만 관할 시청(Ordnungsamt)의 해석 여지가 존재하기 때문에, 실무적으로는 연락사무소 설치 시 활동 내용과 사용 목적을 정리하여 비공식 질의를 보내고, → “등록 대상 아님”이라는 회신을 이메일로 받아 사내 보관하는 방식이 많이 사용됩니다. 이는 향후 세무서 또는 외국인청이 등록 유무를 문제 삼을 경우 행정적 정당성을 입증할 수 있는 중요한 자료로 활용됩니다.

💡 실무 포인트:

• 전시회 대응, 바이어 접촉, 기술미팅 등은 일부 관할청에서 ‘영업 활동에 준한다’고 해석할 수 있으므로 문서상 활동 목적은 ‘정보 제공 및 연락 기능에 한정’해야 합니다.

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Q2. 급여가 독일에서 지급되면 고정사업장으로 간주되나요?

→ 간주될 가능성이 매우 높습니다. 독일 세법상 고정사업장(Betriebsstätte) 여부를 판단할 때 핵심 요소 중 하나가 현지 고용관계의 존재 여부입니다. 파견자의 급여가 독일 현지 은행 계좌에서 지급되거나, 독일 회계장부상 인건비로 처리된다면, 세무당국(Finanzamt)은 실질적 고용관계가 존재한다고 판단해 고정사업장으로 해석할 수 있습니다.

따라서 연락사무소 체제로 운영할 경우,

• 급여는 반드시 본사 명의의 계좌에서 지급되어야 하며

• 독일 내에서 급여 관련 회계처리나 비용 계상은 원천적으로 배제되어야 합니다.

💡 실무 포인트:

• 세무조사 시 급여 흐름이 가장 먼저 조사 대상이 되므로, 급여명세서, 이체 내역, 회계보고서를 일관성 있게 관리해야 합니다.

• 급여와 함께 본사 사회보험, 원천징수 등이 처리되었다는 증빙도 추가해두면 더욱 안전합니다.

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Q3. 주소지만 있고 실사용은 없으면 문제 없나요?

→ 문제가 될 수 있습니다. 독일 당국은 연락사무소의 존재를 실체가 있는 조직으로 인정할 때, 단순히 주소지만 명시되어 있고 실제 사용 흔적이 없거나, 허위 주소로 추정되는 경우 연락사무소 자체를 무효로 간주할 수 있습니다. 이는 거짓 등록 또는 서류상 기구로 간주될 소지가 있으며, 경우에 따라 체류허가나 세무등록에 부정적인 영향을 줄 수 있습니다.

실사용을 입증하기 위한 대표적 서류:

• 임대계약서 또는 Co-working Space 사용 계약서

• 우편물 수령 기록 (Postzustellnachweis)

• 인터넷, 전기료 납입 내역 또는 관리비 고지서

• 현장 사진 또는 간판 설치 여부

💡 실무 포인트:

• 독일 외국인청이나 세무서의 실사 또는 우편 확인은 사전 예고 없이 이루어질 수 있습니다.

• Virtual Office 이용 시에도 서면 계약과 사용 권한에 대한 증빙 문서 확보가 매우 중요합니다.

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Q4. 활동보고서는 누구에게 제출하나요?

→ 법적으로는 정기 제출 의무는 없습니다. 그러나 실무적으로는 외국인청, 세무서, IHK 등의 질의에 대비해 주기적 활동 내역 보고서를 자체적으로 보관해두는 것이 매우 중요합니다.

보고서에는 다음과 같은 내용이 포함될 수 있습니다:

• 월간 또는 분기별 주요 업무 목록

• 미팅 일정 및 방문기업 정보

• 기술협의 또는 시장조사 주제

• 본사 보고 빈도 및 구조 (보고체계 포함)

• 바이어나 기관과의 커뮤니케이션 로그 (이메일/서신/전화기록 등)

이러한 보고서는

• 비자 연장 심사,

• 고정사업장 여부 해명,

• 외국인청의 업무 목적 확인 요청,등 다양한 행정상 상황에서 조직의 정당성과 비영업적 성격을 입증하는 데 핵심 자료로 작용합니다.

💡 실무 포인트:

• 보고서는 월별 또는 분기별로 작성해 내부 클라우드 시스템(Google Drive, ERP 등)에 저장

• 본사로 정기 보고한 이메일을 함께 저장하면 상위 지휘 체계를 입증하는 데 유리함

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✔ 독일 이민 및 비자 컨설팅 — 취업·사업·동반 가족 비자 신청 및 노동심사 절차 실무 지원

✔ 독일 법인 설립 및 사업자 등록 지원 — GmbH, 연락사무소 등 법적 형태에 맞춘 설립 컨설팅

✔ 정착 행정 지원 — 거주지 등록(Anmeldung), 건강보험·세무번호 발급 등 초기 행정 절차 지원

✔ 교육 관련 서비스 — 자녀의 학교 추천, 입학 절차 및 현지 적응 지원

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