🇩🇪 한국에서 독일 법인장 변경이 가능할까?(비대면 방식 진행 가능 여부 및 실무 기준)

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독일에 자회사를 운영하는 한국 기업과 장기 파견 형태로 독일 현지 법인을 관리하는 국내 본사는, 조직 개편·경영 전략 변경·지배구조 조정 등 다양한 사유로 인해 “한국에서 독일 법인장 변경이 가능할까?” 라는 질문을 빈번하게 갖게 됩니다. 특히 최근 수년간 독일의 기업 규제 환경은 더 엄격해지고 있으며, GmbH 대표자(Geschäftsführer)와 관련된 법적 책임 범위 또한 확대되는 경향을 보이고 있습니다. 이에 따라 법인장 변경 절차는 단순한 인사 이동이 아니라, 기업의 법적 안정성과 대외 신뢰도에 직접적으로 영향을 미치는 핵심 행정 절차로 자리 잡았습니다.

2025년 기준 독일 상법(HGB), GmbH 법(GmbHG), 독일 공증인 규정(Notarordnung), 상업등기소(HRB) 운영 지침을 종합해 보면, 법인장 변경은 반드시 공증과 등기 절차가 요구되는 법적 행위이며, 문서 형식과 인증 방식에 엄격한 요건이 적용됩니다. 이러한 특성 때문에 많은 기업들은 여전히 “독일 현지 방문이 필수”라고 오해하고 있으나, 실제로는 한국 내에서 공증 및 아포스티유(Apostille)를 정확하게 완료하는 경우, 독일 방문 없이도 100% 비대면 방식으로 법인장 변경이 가능합니다. 독일연방정부(Bundesregierung)와 상업등기소에서 인정하는 국제 공증 체계 덕분에, 한국에서 발급된 공증문서는 일정 요건을 충족할 경우 독일에서 완전한 법적 효력을 가집니다.

특히 독일의 공증인(Notar)과 협업하는 방식은 국제 기업 운영에 익숙하지 않은 한국 기업에게 생소할 수 있으며, 절차 중 하나라도 충족하지 못하면 HRB에서 즉시 반려되는 경우가 발생합니다. 실제로 엠 프랑크푸르트가 지원하는 다수의 고객 기업들은 한국에서 공증 절차를 진행함으로써 법인장의 일정 조율·출장 비용·장기 체류 리스크 등을 제거하고, 업무 연속성을 훨씬 안정적으로 유지하고 있습니다. 이는 한국 본사의 지시와 독일 현지 법적 요구사항을 동시에 충족해야 하는 한국 기업들에 매우 실질적이고 효율적인 접근 방식입니다.

본 콘텐츠에서는 독일 법인장 변경 절차를 한국에서 어떻게 진행할 수 있는지, 어떤 법적 요건을 충족해야 하는지, 비용·기간·리스크는 무엇인지에 대해 2025년 최신 실무 기준으로 체계적으로 정리하여 안내드립니다.

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🔳 Ⅰ. 독일 법인장 변경의 법적 근거 — 왜 공증이 필요한가?

독일 GmbH의 법인장(Geschäftsführer) 변경은 기업 내부의 단순한 인사 발령이 아니라, 독일 상법(HGB) 및 GmbH 법(Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung; GmbHG)에서 규정하는 법률행위(Legal Act)입니다. 즉, 기업 내부 의사결정만으로 법적 효력이 발생하는 한국의 일부 회사 구조와 달리, 독일에서는 공증(Notar)과 상업등기(HRB) 절차를 통해서만 법인장의 권한이 공식적으로 발생합니다. 이러한 구조는 독일 기업법의 핵심 원칙인 Publizität(공시의 원칙)과 Rechtssicherheit(법적 안정성)에 기반합니다.

독일은 ‘대표자 권한’을 기업 책임의 핵심 요소로 매우 엄격하게 규정하고 있기 때문에, 법인장 변경과 관련된 문서가 어떻게 작성되었으며, 누가 서명했으며, 그 문서가 어떤 방식으로 인증되었는지를 정확히 확인할 필요가 있습니다. 따라서 “왜 공증이 필요한가?”라는 질문은 곧 “독일은 대표자 권한을 얼마나 엄격하게 다루는가?”라는 질문과 동일합니다.

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1) GmbHG §39 — 대표자 변경은 공증과 HRB 등기 후에만 효력 발생

GmbHG §39(1)은 다음과 같은 원칙을 명확히 규정합니다.

• 법인장 임명 또는 해임은 상업등기소(HRB)에 등기되어야 제3자에게 효력이 발생한다.

• HRB 등기는 반드시 공증된 문서에 의해 신청되어야 한다.

즉, 내부 회의에서 법인장 교체를 결정했다고 하더라도,

✔ 공증이 없고

✔ HRB에 등기되지 않았다면

해당 변경은 법적 효력이 없는 것과 동일합니다.

이 때문에 독일 기업들은 법인장 변경을 매우 신중하게 진행하며, 엠 프랑크푸르트가 수임하는 절차 중에서도 공증 문서 검토 단계가 가장 엄격하게 이루어지는 이유가 여기에 있습니다.

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2) HGB §12 — 공증된 문서만 등기 가능(Notar 인증 필수)

독일 상법(HGB) §12는 HRB에 제출되는 모든 등기 신청은

✔ 공증인의 인증(Notarielle Beglaubigung)을 거쳐야 하며

✔ 본인의 서명임을 공증인이 직접 확인해야 한다고 규정합니다.

이 조항이 의미하는 바는 다음과 같습니다.

• 독일은 “대표권과 관련된 문서”에 대해 본인 확인 절차를 매우 엄격하게 요구한다.

• 공증인의 확인을 거치지 않은 서명은 모두 무효로 간주된다.

• 해외에서 이루어진 공증도 국제인증(아포스티유)을 갖추면 효력을 인정한다.

한국에서 서명한 문서라도

✔ 공증(본인확인)

✔ 아포스티유(Apostille)가 있으면, 독일에서 정식으로 인정됩니다.

이 때문에 한국에서의 공증 절차가 필수적이며, 이는 비대면 방식의 법인장 변경이 가능해지는 핵심 근거이기도 합니다.

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3) 대표자 권한의 법적 책임이 매우 크기 때문에 공증이 요구됨

독일에서 법인장은 거의 모든 법적·재정적 책임의 중심에 있습니다.

법인장은 다음 의무의 책임자가 됩니다.

• 독일 세무청(Finanzamt)에 대한 납세 의무

• 연금·사회보험(GKV, DRV) 신고 책임

• 고용·근로계약 준수 책임

• 회계·재무제표 관리 책임

• 법인 지휘권·근로자 안전 관리 의무

• 관청 신고 및 정보 공개 의무

이 때문에 독일 법률은 ‘누가 법인장을 맡고 있는지’를 가장 중요한 기업 정보 중 하나로 간주합니다.

법인장 변경이 잘못 기록되면 다음 문제가 발생할 수 있습니다.

❗ 기존 법인장에게 책임이 계속 귀속되어 세무조사 대상이 될 위험

❗ 신임 법인장이 법적 권한 없이 계약을 체결하는 불법상태 발생

❗ 은행·노동청·IHK·보험공단에서 대표자 불일치로 업무가 중단

❗ 연대책임 범위 불분명에 따른 법적 분쟁 가능성 증가

독일은 법인장 변경을 실수 없이 진행하기 위해

✔ 공증

✔ 본인확인

✔ 아포스티유

✔ HRB 등기라는 복합적인 절차를 필수로 요구합니다.

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4) 공증 절차는 단순 ‘형식’이 아니라, 법적 보호장치

공증제도는 대표자 변경을 둘러싼 분쟁을 예방하기 위한 중요한 법적 장치입니다.

독일 공증인은 다음 내용을 확인합니다.

• 서명자가 실제 법인장 본인인지

• 문서에 강압·대리·허위 내용이 있는지

• 서명의 법적 효과를 이해하고 있는지

• 결의서(Gesellschafterbeschluss)가 GmbHG와 정관에 부합하는지

공증은 단순한 형식 요건이 아니라, 법인의 권리와 의무 관계를 분명히 하고 대표자 변경과 관련한 잠재적 법적 분쟁을 예방하는 핵심적인 안전장치입니다.

이 절차적 안정성이 확보되어 있기 때문에, 한국에서 공증을 진행하더라도 독일에서 그 법적 효력이 정식으로 인정될 수 있는 것입니다.

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5) 왜 ‘전자서명’만으로는 불가능한가?

2025년 기준 독일은 많은 분야에서 전자행정을 확대하고 있으나, 법인장 변경에 대하여는 다음 이유로 전자서명을 인정하지 않습니다.

• 대표자 권한은 기업의 최고 법적 행위

• 전자서명은 본인 확인의 법적 강도가 공증인 대면 인증보다 낮음

• 국제형사·민사 분쟁 발생 가능성

• 독일 공증법이 대표자 변경을 고위험 행위로 분류함

DocuSign·기업 내부 전자결재 등은 모두 인정되지 않습니다.

이는 한국 기업들이 가장 오해하기 쉬운 부분 중 하나입니다.

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6) 실무 요약 — 왜 반드시 공증이 필요한가?

정리하면, 독일 법인장 변경에서 공증이 필요한 이유는 다음과 같습니다.

✔ 대표자 권한은 기업의 법적·재정적 책임과 직결되기 때문

✔ HRB는 공증문서 없이는 절대 변경을 허용하지 않기 때문

✔ 공증을 통해 본인확인·문서 진정성·법적 적합성을 보장하기 때문

✔ 국제 공증 체계를 통해 한국 문서도 효력 인정이 가능하기 때문

✔ 잘못된 변경 시 기업 전체가 법적 리스크에 노출되기 때문

공증은 선택사항이 아니라, 법인장 변경의 필수 요건이며 법적 효력이 발생하는 출발점입니다.

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🔳 Ⅱ. 한국에서 독일 법인장 변경이 가능한 이유

한국 기업이 가장 오해하는 부분 중 하나는 “독일 내 공증인(Notar)이 있는 곳에서만 법인장 변경 절차를 진행할 수 있다”는 인식입니다. 그러나 2025년 기준 독일 공증법(Notarordnung), 독일 상업등기소(HRB) 규정, 국제 공문서 인증 체계(아포스티유 협약)는 다음 조건을 충족하면 외국(한국)에서 공증된 문서도 독일에서 완전한 법적 효력을 인정하도록 규정하고 있습니다. 이로 인해 한국에서 서명·공증·아포스티유를 완료한 뒤, 독일 공증인에 의해 등기 절차를 마무리하는 비대면 방식의 법인장 변경이 법적으로 가능해집니다.

즉, 실제 공증은 한국에서 이루어지지만, 법적 효력의 완성은 독일 공증인과 HRB 등기를 통해 이루어진다는 혼합 구조입니다. 이 방식은 독일 기업법의 안전성을 유지하면서도 국제 기업 운영의 효율성을 인정하는 절차로 자리 잡았습니다.

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1) 국제 공문서 인증 체계(Apostille Convention)에 따른 상호 인정 구조

독일과 한국은 모두 1961년 헤이그 아포스티유 협약(Hague Apostille Convention) 가입국입니다.

이 협약에 따라 하나의 국가에서 공증된 문서가 다음 요건을 충족하면 다른 국가에서 공적 효력을 갖습니다.

✔ 원본 공증(Notarial Certification)

✔ 아포스티유(Apostille) 발급

아포스티유는 해외에서 사용되는 공문서에 대해 “이 문서가 진정한가?”를 인증하는 제도입니다. 따라서 한국에서 발급된 공증 문서에 아포스티유가 부착되면, 독일 공증인과 HRB는 이 문서를 공식 공문서로 인정할 의무가 있습니다.

이 조항은 독일연방정부(Bundesregierung)와 독일 공증인 협회(Bundesnotarkammer)가 공식적으로 인정하는 절차로, 2025년 기준 여전히 유효한 국제 표준입니다. 즉, 한국 내 공증 + 아포스티유 → 독일에서 법적 효력 인정이라는 연결이 성립합니다. 이것이 비대면 가능한 가장 핵심적인 근거입니다.

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2) 독일 공증인(Notar)이 해외 공증 문서를 ‘대행 접수’할 수 있도록 허용된 법적 구조

독일 Notarordnung(공증인 규정)은 공증인이 다음 조건을 충족하는 경우, 외국에서 공증된 문서를 대행하여 HRB 등기 신청할 수 있도록 허용합니다.

• 문서가 국제 인증(아포스티유)을 보유하고 있을 것

• 서명자의 본인확인 절차가 이미 유효하게 이루어졌을 것

• 문서 내용(Gesellschafterbeschluss 등)이 GmbHG에 부합할 것

• 번역 필요 시 공인 번역(vereidigter Übersetzer)이 제공될 것

이 구조 덕분에 독일 공증인은 한국에서 공증한 문서라도 법적 결함이 없으면 그대로 HRB에 제출하면서 신임 법인장을 등기하는 역할을 수행할 수 있습니다.

서명은 한국에서 진행되지만, 법적 효력을 완성시키는 행위는 독일 공증인이 담당합니다.

이는 국제적으로 인정되는 “공증 분리형 절차(dual notarization workflow)”로 평가됩니다.

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3) 독일 HRB(상업등기소)의 ‘국제 공증 문서’ 수용 기준 충족

독일 상업등기소는 다음 요건을 갖춘 문서를 등기 대상으로 인정합니다.

✔ 공증인이 본인확인을 명확하게 수행했는지

✔ 문서가 아포스티유로 진정성 검증을 완료했는지

✔ 서류 내용이 GmbHG·정관(Satzung)에 부합하는지

✔ 독일 공증인이 HRB에 정식 방식으로 제출했는지

HRB가 직접 한국 공증을 검토하는 것이 아니라 독일 공증인이 문서의 적법성을 최종적으로 보증하는 방식입니다.

한국 도장이 찍힌 공증문서라도 → 아포스티유가 부착되면 → 독일 공증인 인증을 거쳐 → HRB에 등기되는 일련의 과정이 법적으로 완전하게 이어집니다.

이로 인해 한국에서 비대면 진행을 하더라도 ‘독일 내 등기 요건’이 충족되기 때문에 변경이 가능합니다.

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4) 한국 내 공증사무소 방문이 필수인 이유 — 개인 본인확인의 국제적 효력

한국에서 진행되더라도, 법인장 본인은 반드시 공증사무소에 직접 방문해야 합니다.

그 이유는 다음과 같습니다.

• 공증인은 서명자의 신원·의사·문서 이해 여부를 직접 확인해야 함

• 인증된 신분확인은 국제적으로 효력이 인정됨

• 대리서명 또는 전자서명(DocuSign 등)은 독일에서 무효

한국에서 서명하더라도 그 서명은 독일 공증인이 요구하는 ‘본인 대면 인증 요건’을 충족한 것으로 간주됩니다.

이렇게 본인확인이 철저히 이루어지기 때문에 비대면 방식이면서도 법적 안정성을 유지할 수 있는 것입니다.

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5) 독일은 ‘문서의 진정성’만 확인되면 해외 공증을 광범위하게 인정하는 국가

독일은 공증 절차에서 매우 보수적인 국가로 알려져 있지만, 역설적으로 국제 거래·해외 법인 운영이 많은 국가답게 해외 공증 문서의 효력 인정 범위도 넓습니다.

독일 사람이 아닌 외국인이 대표자로 등기되는 사례는

• 한국 기업

• 미국·일본 글로벌 기업

• 싱가포르·홍콩 법인

• 스위스 본사의 EU 법인등에서 이미 수십 년간 일반적으로 발생해 왔습니다.

독일은 한국 공증 문서를 “예외적으로 허용하는 것”이 아니라, 애초에 국제적 비즈니스 환경을 반영해 제도 자체가 이를 전제로 설계되어 있습니다.

이 때문에 한국에서 진행해도

✔ HRB 접수 기준 충족

✔ 문서 진정성 보장

✔ 법률 조항 충족

이라는 조건이 모두 맞기 때문에 문제가 없습니다.

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6) 한국에서 진행하는 방식이 독일에서도 ‘실무 표준’으로 자리 잡은 이유

2020년 이후 독일 내 공증 수요가 급증하면서, 독일 공증인들은 해외 공증 문서 기반의 법인장 변경을 “일반적인 절차”로 처리하고 있습니다.

특히 독일 공증인의 입장에서는 문서가 아래 조건을 충족하면 장소가 어디인지는 중요하지 않습니다.

✔ 공증 요건 충족

✔ 아포스티유 부착

✔ 문서 내용이 법적 요건에 맞음

✔ HRB 제출 요건 충족

실제 실무에서도한국 → 미국 → 일본 등 해외 본사를 둔 기업들의 법인장 변경은 거의 100% 동일한 방식으로 진행되고 있습니다.

이는 엠 프랑크푸르트가 고객사(한국·대기업·중견기업·스타트업)와 수행하는 절차에서도 이미 여러 차례 입증된 바 있습니다.

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7) 왜 한국에서 비대면 방식으로 진행해도 완전한 법적 효력이 발생하는가?

요약하면 다음 이유들 때문에 한국에서 독일 법인장 변경이 가능합니다.

✔ 한국 공증 + 아포스티유는 독일에서 ‘법적 효력 있는 공문서’로 인정됨

✔ 독일 공증인이 해외 공문서를 대행 접수할 수 있는 법적 근거 존재

✔ HRB는 독일 공증인 인증만 충족하면 해외 문서라도 무조건 등기

✔ 서명자 본인확인이 국제 공증으로 검증되므로 대면 요건 충족

✔ 해외 공증 문서 활용은 독일 기업법에서 이미 실무 표준

✔ 법인장 교체는 “한국에서 서명 → 독일에서 등기” 구조로 처리 가능

이 구조 덕분에 독일 방문 없이 법인장 변경이 가능하며, 한국에서 모든 서류를 준비하고, 독일 로펌과 공증인이 등기를 완료하는 완전한 비대면 방식이 실현됩니다.

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🔳 Ⅲ. 전체 절차(End-to-End Process) — 한국에서 진행하는 방법 상세 안내

한국에서 독일 법인장 변경을 진행하는 전체 프로세스는

① 한국 내 공증 및 아포스티유 절차,

② 독일 공증인(Notar) 접수,

③ HRB(상업등기소) 등기라는 3단계 구조로 이루어집니다.

이 과정은 대면·비대면 절차가 결합된 형태이지만, 법적 효력은 모두 독일 현행법(GmbHG, HGB)에 따라 완전하게 인정됩니다. 아래 단계별 절차는 엠 프랑크푸르트가 독일 로펌과 수행하는 실제 실무 기준을 기반으로 정리한 안내입니다.

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📄 1단계: 엠 프랑크푸르트와 수임합의 → 독일 로펌 사무장 안내

법인장 변경은 단순한 서류 교체가 아니라, 독일 상법상 전자등기·공증·기관 신고까지 이어지는 복합 절차이므로 첫 단계부터 전문기관의 검토가 필수적입니다.

(1) 법인 기본자료 확인

• 기존 법인장 등기 내용

• 지분 구조(Gesellschafterstruktur)

• 정관(Satzung)의 최신 버전

• 변경 사유(임기 종료, 조직개편, 해임 등)

(2) 독일 로펌 사무장과의 초기 검토

• 필요한 공증 방식 확인

• 기존 등기 내용과 충돌 여부 검토

• 문서 언어(독일어/영문/혼합)의 적합성 판단

(3) 결의서(Gesellschafterbeschluss) 초안 작성

독일 GmbHG §46에 따라 대표자 선임·해임은 주주결의 사항입니다.

따라서 다음 요소를 정확히 반영해야 합니다.

✔ 주주명 및 지분율

✔ 법인장 해임 또는 임명 근거

✔ 효력 발생일(Eintrittsdatum)

✔ 대표권 범위(Alleinvertretungsbefugnis 등)

단 하나의 문구라도 GmbHG 또는 정관과 불일치하면 HRB에서 즉시 반려될 수 있어, 초안 단계에서 매우 정밀한 검토가 필요합니다.

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📄 2단계: 한국 내 공증사무소 방문(법인장 본인 직접 방문)

한국에서 진행되는 절차 중 가장 중요한 단계입니다.

해외 공증이 독일에서 효력을 갖기 위해서는 서명자의 본인확인이 반드시 수반되어야 합니다.

(1) 방문 시 준비물

• 여권 원본

• 초안 문서(결의서 등)

• 공증사무소에서 요구하는 신분확인 자료

(2) 공증인의 본인확인

독일 공증법은 대표자 변경 시 본인확인 절차를 가장 중요하게 평가합니다.

한국 공증에서도 다음 사항이 충족되어야 합니다.

✔ 서명자가 문서를 이해하고 있음을 확인

✔ 대리인 서명 금지

✔ 실물 서명(Signature in person) 필수

(3) 공증 방식

• 본인진정서명확인(Notarial Certificate of Acknowledgment)

• 문서 전체 공증 또는 서명 공증 방식 선택

※ 독일에서는 대부분 서명 공증만으로도 인정되지만, 상황에 따라 문서 전체 공증을 요구할 수 있습니다.

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📄 3단계: 아포스티유(Apostille) 발급 → 국제적 효력 부여

아포스티유는 해외에서 공증문서를 공식 문서로 인정받기 위한 필수 절차입니다.

독일 상업등기소는 “아포스티유가 없는 공증문서”는 접수 자체를 하지 않습니다.

(1) 아포스티유 발급 기관

• 한국 외교부

• 지정된 아포스티유 발급 대행기관

(2) 아포스티유 부착 여부 확인 포인트

✔ 공증문서와 아포스티유의 문서번호 일치

✔ 공증인 이름·직인이 정확히 표기되어 있는지

✔ 훼손·스캔 오류 여부

이 단계에서 오류가 발생하면 독일 HRB에서 즉시 반려되므로, 가장 꼼꼼한 확인이 요구됩니다.

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📄 4단계: 스캔본 제출 → 독일 공증인(Notar)에 사전 검토 요청

아포스티유까지 부착된 문서를 스캔하여 독일 로펌 사무장에게 전달합니다.

이 단계는 HRB 제출 전 문서 오류를 사전에 차단하는 중요한 절차입니다.

(1) 독일 공증인이 검토하는 주요 항목

• 결의서 문구가 GmbHG 및 정관과 일치하는지

• 법인장 주소·생년월일 등 신상정보 정확성

• 공증 방식이 독일 기준에 적합한지

• 아포스티유의 진정성 여부

• 번역 필요 여부

(2) 번역공증 여부 판단

일부 HRB 또는 관할 공증인은 독일어 번역공증을 요구하기도 합니다.

특히 다음 서류는 번역공증 대상이 될 때가 많습니다.

✔ 결의서(Gesellschafterbeschluss)

✔ 해임·임명 관련 추가 문서

✔ 정관(Satzung) 구버전

엠 프랑크푸르트는 이 단계에서 번역공증 필요 여부를 선제적으로 확인하여 지연을 방지합니다.

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📄 5단계: 독일 공증인(Notar) 접수 → HRB 변경 신청(Eintragung)

이 단계부터는 독일 현지에서 이루어지는 절차입니다. 한국에서 발급된 공증문서는 아포스티유를 통해 이미 국제적 효력이 확보되었기 때문에, 독일 공증인은 이를 근거로 HRB 등기를 진행합니다.

(1) 독일 공증인의 역할

• 문서의 적합성 최종 확인

• 등기소 제출을 위한 전자 인증(qualifizierte elektronische Signatur)

• 신규 법인장 정보 입력

• HRB 전자시스템을 통한 등기 절차 진행

(2) 대표자 변경 정보 입력 내용

✔ 신규 법인장의 성명·생년월일

✔ 주소(독일 내 거주지가 아닌 해외 주소도 가능)

✔ 대표권 범위(단독/공동 대표권)

✔ 해임 및 임명 효력 발생일

이는 독일 기업 공시제도(Publizitätspflicht)의 핵심 요소이므로 모든 항목이 정확해야 합니다.

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📄 6단계: HRB 변경 완료 → 등기부등본(Handelsregisterauszug) 업데이트

HRB는 서류 검토 후 등기 완료 여부를 독일 공증인 및 로펌에게 통지합니다.

(1) 변경 완료 시 확인 가능한 사항

• 기존 법인장 삭제(Abberufung)

• 신규 법인장 추가(Bestellung)

• 대표권 형태(Vertretungsbefugnis) 반영

• 반영된 날짜 및 법적 효력 발생일

(2) 후속 절차 안내

법인장 변경이 HRB에서 확정되면, 독일 내 주요 기관에 대표자 변경을 순차적으로 통보해야 합니다.

✔ 은행(Bank) — 대표자 권한 업데이트

✔ 세무청(Finanzamt) — 고지 및 업무 연락 담당자 변경

✔ 노동청(Arbeitsagentur) — 대표자 확인 정보 변경

✔ IHK(상공회의소) — 기업 정보 변경

✔ 보험기관(Krankenkasse·DRV) — 담당자 변경

이 단계는 법적 의무는 아니지만, 기관별 업무 처리에 영향을 주므로 누락 없이 관리해야 합니다.

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📄 7단계: 전체 절차에서 가장 중요한 체크포인트 요약

✔ 법인장 본인의 한국 공증사무소 방문은 필수

✔ 아포스티유 누락 시 등기 불가

✔ 결의서 문안은 GmbHG 및 정관 기준에 완전히 부합해야 함

✔ 번역공증 여부는 HRB 및 Notar 판단에 따라 달라질 수 있음

✔ HRB 등기 완료 후 각 기관 알림은 실무상 매우 중요

이 모든 절차가 유기적으로 연결되기 때문에, 전문 기관의 검토 없이 진행하는 경우 반려·지연이 발생할 가능성이 매우 높습니다.

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🔳 Ⅳ. 소요 기간 — 독일 공증인·HRB 처리 실무 기준

독일 법인장 변경 절차의 전체 소요 기간은 단순히 “평균 몇 주”로 단정하기 어렵습니다. 그 이유는 독일 공증인(Notar)의 일정, 상업등기소(HRB)의 처리 속도, 문서 적합성 여부, 번역공증 필요성, 정관과 기존 등기부의 일치 여부 등 다양한 요소가 절차에 영향을 미치기 때문입니다.

2025년 기준, 독일 공증인 협회(Bundesnotarkammer), 각 관할 지방법원(Amtsgericht), HRB 실무 담당기관이 기업 고객에게 안내하는 보수적이고 공식적인 실무 기준은 다음과 같습니다.

전체 소요 기간(보수적 기준): 최소 5주 ~ 최대 10주

이는 독일 HRB의 심사 구조가 한국과 달리 문서 형식·법적 적합성·정관 일치 여부 등을 매우 엄격하게 요구하는 절차이기 때문에, 실제로는 “2~3주 신속한 처리”보다 “지연 가능성을 포함한 5~10주 기간 확보”가 실무 표준으로 자리 잡고 있습니다.

아래에서는 단계별 기간과 영향을 미치는 요인을 상세하게 분석합니다.

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1) 한국 단계: 공증 및 아포스티유 발급 소요 기간

이 단계는 가장 안정적으로 예측 가능한 부분입니다.

• 한국 공증(법인장 직접 방문): 보통 1일

• 아포스티유 발급: 평균 1~3일

→ 총 2~4일(문서번호 불일치·훼손 등이 발생하면 3~7일 추가)

한국 단계는 전체 기간에서 비교적 짧고 안정적으로 진행됩니다.

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2) 독일 공증인(Notar) 사전 검토 소요 기간

독일 공증인은 HRB 제출 전에 다음 사항을 종합적으로 검토합니다.

✔ 결의서(Gesellschafterbeschluss) 문구의 법적 적합성

✔ 기존 등기부 정보 및 정관과의 불일치 여부

✔ 아포스티유의 진정성

✔ 번역공증 필요 여부

✔ 해임·임명 절차의 명확성

공식 실무에서 안내하는 평균 검토 기간: 5~10일

※ 번역공증이 필요한 경우 추가 3~5일 소요

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3) 독일 공증인 전자 인증 및 HRB 제출 소요 기간

독일 공증인은 전자 서명(QES)을 사용하여 등기 문서를 인증한 후 HRB 제출을 진행합니다.

▶ 소요 기간: 3~7일

독일 공휴일·법원 집중기간(2월, 6월, 11월)은 이 단계에서도 지연이 발생합니다.

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4) HRB(상업등기소) 심사 및 등기 소요 기간 — 전체 기간을 결정하는 핵심 단계

HRB의 처리 속도는 다음 네 가지 요인에 의해 크게 변동됩니다.

① 관할 법원의 업무량

• 프랑크푸르트: 비교적 빠른 편

• 뒤셀도르프: 중간

• 함부르크·베를린: 지연 사례 가장 많음(6~8주 흔함)

② 문서 적합성 오류 여부

결의서 문구 불일치, 대표권(Vertretungsbefugnis) 표기 오류, 해임·임명 동시 표기 오류 등은 즉시 반려.

③ 전자등기(Elektronisches Registerverfahren) 시스템 상태

2025년 현재 전환 과정이라 오류·재제출 요청이 잦음.

④ 정관(Satzung) 버전 불일치 여부

정관 최신본이 아닌 경우 HRB에서 추가 제출 요구.

▶ HRB의 보수적 처리 기준: 최소 3주 ~ 최대 8주(연말·여름휴가 기간에는 10주 이상 사례도 존재)

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5) 공식 기준 종합: 최소 5주 ~ 최대 10주 확보가 권장됨

위 단계를 모두 종합하면 다음과 같은 공식적 결론을 도출할 수 있습니다.

▶ 한국 공증·아포스티유(2~4일) + 독일 공증인 검토 및 제출(8~17일) + HRB 처리(3~8주) → 전체 기간: 최소 5주 ~ 최대 10주

이는 독일 법무법인·공증사·HRB 담당기관이 기업 고객에게 제공하는 가장 안전한 일정이며, 대표자 교체 일정 설정 시 반드시 이 범위를 반영해야 합니다.

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📊 실제 사례 기반 기간 비교표(2023~2025 실무 사례 반영)

아래 표는 한국 기업들의 실제 법인장 변경 진행 사례를 분석한 것으로, 지역별 HRB 처리 성향·문서 오류 여부·번역공증 여부에 따라 달라지는 실제 소요 기간을 한눈에 확인할 수 있습니다.

(※ 기업명 비공개 / 실제 처리 흐름 기반 / 관할 HRB 공식 기록 및 공증인 접수일 기준)

구분	처리 유형	특징	총 소요 기간
표준 진행	프랑크푸르트 HRB	문서 오류 없음, 번역공증 없음, 공증인 일정 빠름	약 5주
신속 처리(드문 케이스)	업무량 적은 HRB 시기	공증·아포스티유 당일 처리, HRB 심사 빠름	약 4주 내외
번역공증 필요	뒤셀도르프 HRB	영문 결의서 제출 → 독일어 번역공증 요구	6~7주
정관 버전 불일치	함부르크 HRB	HRB에서 정관 최신본 요구, 재제출 발생	7~8주
해임·임명 동시 변경	베를린 HRB	문구 보완 요청 2회 반복, 검토 엄격	8~10주
전자등기 장애	지역 무관	HRB 시스템 오류로 재제출 필요	10주 이상

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“2025년 독일 공증인 및 HRB 실무 기준에 따르면, 한국에서 공증·아포스티유를 완료한 뒤 독일 공증인 접수와 상업등기소 변경까지 전체 절차는 보수적으로 최소 5주에서 최대 10주까지 소요되는 것이 일반적입니다. 특히 HRB의 처리 속도, 관할 법원의 업무량, 문서의 적합성, 번역공증 여부에 따라 실제 소요 기간이 크게 달라질 수 있으므로 기업은 일정 계획 시 충분한 여유 기간을 확보하는 것이 필수입니다.”

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🔳 Ⅴ. 리스크 포인트 — 자주 발생하는 오류 5가지

독일 법인장 변경 절차는 한국에서 공증을 통해 비대면 방식으로 진행할 수 있다는 장점이 있지만, 절차의 법적 요건이 매우 엄격하기 때문에 문서 오류 또는 HRB 심사 기준 미준수로 인한 반려 사례가 자주 발생합니다. 아래 항목들은 2025년 기준 독일 공증인(Notar), 상업등기소(HRB), 그리고 실제 기업 의뢰 건에서 가장 반복적으로 확인되는 핵심 리스크입니다.

이 5가지 리스크는 대부분 “사전에 확인만 했어도 충분히 예방 가능한 항목”이라는 공통적 특징이 있습니다.

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① 한국 공증 후 ‘아포스티유(Apostille)’ 누락 — 가장 빈번한 반려 사유

▣ 발생 원인

• 공증만 완료하고 아포스티유를 실수로 진행하지 않은 경우

• 공증문서와 아포스티유 문서번호 불일치

• 스캔본 품질 문제로 문서 판독 불가

독일 HRB는 아포스티유가 없는 문서는 법적 효력이 없는 외국 문서로 판단하여, 접수 자체를 진행하지 않습니다. 아포스티유는 외국 공문서의 국제적 인증 절차이며, 독일에서는 필수입니다.

▣ 실무 영향

• HRB 즉시 반려

• 아포스티유 재발급에 3~7일 추가

• 독일 공증인 제출 일정도 미뤄짐 → 전체 일정 1~2주 지연 가능

▣ 예방 전략

✔ 공증 → 아포스티유를 반드시 연속 처리

✔ 문서번호·발급일자·공증사무소명 확인

✔ 스캔본은 반드시 고해상도 PDF 사용(300dpi 이상)

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② 결의서(Gesellschafterbeschluss) 문구 오류 — HRB 반려율 1위

▣ 발생 원인

대표자 해임·임명 효력은 ‘주주결의서’ 문서 하나로 판단되는데, GmbHG(독일 유한회사법) §46·§48 요건에 맞지 않는 문구 오류가 가장 많이 발생합니다.

▣ 주요 오류 예시

• 해임(Abberufung)·임명(Bestellung) 동시 표기 오류

• 대표권(Vertretungsbefugnis) 누락

• 효력발생일(Eintrittsdatum) 미기재

• 정관(Satzung) 내용과 충돌

• 주소·생년월일 등 필수 인적 정보 오류

• 기존 HRB 등기 내용과 사실관계 불일치

▣ 실무 영향

• HRB가 보완요청(Berichtigungsaufforderung) 발송

• 재작성 → 재공증 → 재아포스티유 절차 발생 가능 → 전체 일정 1~3주 이상 지연

▣ 예방 전략

✔ 결의서는 반드시 독일 로펌·공증인의 사전 검토 후 공증

✔ 정관과 기존 HRB 정보의 철저한 대조

✔ 공동대표 여부, 단독대표 여부 명시 필수

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③ 문서 언어 불일치 — 번역공증 요구로 인한 일정 지연

▣ 발생 원인

일부 HRB 관할과 공증인은 영문 결의서 제출을 인정하지 않거나, 독일어 번역공증을 요구합니다.

특히 뒤셀도르프, 함부르크, 뮌헨 HRB에서 자주 발생합니다.

▣ 실무 영향

• 번역공증 준비: 1~3일

• 독일 공증인 확인: 1~2일→ 총 3~7일 일정 증가

▣ 예방 전략

✔ 가능하면 결의서 초안을 처음부터 독일어 버전으로 작성

✔ 영문 사용 시 번역공증 요구 여부를 사전 확인

✔ HRB·공증인·로펌 요구사항 일치 확보

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④ 기존 등기부(HRB) 정보와 불일치 — 즉시 반려되는 대표적 오류

▣ 발생 원인

HRB는 “기존 등기 내용과 신규 제출 문서의 완전 일치”를 법적 원칙으로 삼습니다.

아래와 같은 경우 불일치 오류가 발생합니다.

▣ 자주 발생하는 불일치

• 기존 법인장 해임 기록과 결의서 날짜 불일치

• 정관이 최신본이 아닌 상태로 문서 작성

• 대표자 주소, 생년월일 철자 오류

• 대표권 표현(alleinvertretungsberechtigt / Gesamtvertretung) 불일치

▣ 실무 영향

• HRB 보완요청

• 문서 재작성 및 재공증

• 공증인 일정 재조율 필요 → 1~3주 지연 가능성

▣ 예방 전략

✔ HRB 등기부 최신본 사전 확인 필수

✔ 기존 대표자 정보 및 정관 최신여부 확인

✔ 주주구조 변경 여부도 함께 체크

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⑤ HRB의 추가 요구·시스템 오류 — 예측 불가하지만 실제로 가장 위험한 변수

▣ 발생 원인

• 독일 전역에서 전자등기(Elektronisches Registerverfahren) 전환 과정 중

• 시스템 오류(파일 인식 오류, 서명 검증 실패 등)

• 관할 법원의 일시적 업무 과부하

• 담당 판사의 재량적 판단 차이

• 문서 형식(파일명, 용량, 스캔 품질) 문제

특히 베를린·함부르크는 2024~2025년 기준으로 전자등기 시스템 오류·재업로드 요구가 반복되는 대표 지역입니다.

▣ 실무 영향

• 제출 문서 재요청

• HRB 처리 대기시간 장기화

• 심하면 8~10주 이상 소요

▣ 예방 전략

✔ 독일 공증인과 HRB 제출 타이밍 긴밀 조율

✔ 제출 직후 접수 여부 확인

✔ PDF 포맷, 파일명, 용량, 스캔 품질 모두 사전 점검

✔ HRB 보완요청에 즉각 대응

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독일 법인장 변경 절차의 핵심 리스크는

① 아포스티유 누락

② 결의서 문구 오류

③ 번역공증 필요

④ 기존 HRB 정보와 불일치

⑤ HRB 시스템 오류 및 추가요구

이 다섯 가지이며, 모두 준비 단계에서 체크만 해도 대부분 예방이 가능합니다.

따라서 공증 전 문서 검토와 HRB 요건 사전분석은 전체 일정 단축의 핵심 요소입니다.

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🔳 Ⅵ. 한국에서 진행할 때의 장점 — 비대면 절차의 실질적 효율성

독일 법인장 변경은 기본적으로 독일 공증인의 인증과 HRB 등기 절차를 필요로 하지만, 최근 법적·행정적 기반이 정비되면서 법인장 본인이 한국에서 공증을 완료해도 독일에서 그대로 효력이 인정되는 체계가 확립되었습니다. 이를 통해 기업은 시간·비용·운영 측면에서 다양한 이점을 확보할 수 있습니다.

아래에서는 한국에서 절차를 진행할 때 체감되는 핵심 장점들을 정리합니다.

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① 독일 방문 없이 진행 가능 — 대표자의 일정 조정 부담 최소화

한국에서 공증을 완료한 뒤 아포스티유만 부여하면, 해당 문서는 독일 공증인(Notar)에게 바로 접수할 수 있습니다.

따라서 대표자가 독일로 입국해 서명을 해야 하는 기존 부담이 사라지고,

• 항공·체류 비용 절감

• 출장 일정 조율 불필요

• 기존 업무와 병행 가능

등 기업의 운영 효율성이 크게 향상됩니다.

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② 비대면 방식으로도 동일한 법적 효력 — 국제 인증 체계의 안정성

한국에서 공증한 문서는 아포스티유 협약(Hague Apostille Convention)에 따라 독일에서도 외국 공문서로서 법적 효력을 100% 인정받습니다.

✔ 결의서

✔ 위임장

✔ 성명·서명 공증

이 모두 한국 내에서 처리해도 독일에서 추가 서류가 요구되지 않으며, 독일 로펌과 공증인은 해당 문서를 그대로 HRB에 제출할 수 있습니다.

이는 특히 대표자 교체 시점이 촉박한 기업에게 큰 이점으로 작용합니다.

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③ 공증 과정의 신속성과 예측 가능성 — 한국 행정 절차의 안정적 처리 속도

한국 공증 사무소의 처리 속도는 매우 빠르고 예측 가능합니다. 대부분의 경우 당일 공증이 가능하며, 아포스티유도 1~3일 내 발급됩니다.

독일처럼

• 공휴일로 인한 업무 중단

• 법원·공증인의 예약 대기

• 행정 시스템 장애

와 같은 변수가 적어, 전체 일정 관리가 훨씬 수월합니다.

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④ 독일 공증인 및 HRB 절차는 엠 프랑크푸르트가 대행 — 기업의 행정 부담 최소화

기업은 한국에서 공증 서류를 완료한 뒤 스캔본만 전달하면 되고,

그 이후 단계인

✔ 독일 공증인 접수

✔ 전자서명(QES) 인증

✔ HRB 등기 신청

✔ 관할 법원의 보완요청 대응

은 모두 엠 프랑크푸르트와 협력 로펌이 처리합니다.

기업 내부 인원은 문서 준비와 서명 외에는 거의 개입할 필요가 없으며, 특히 보완요구(Berichtigungsaufforderung)가 발생할 경우에도 전문가가 즉시 대응하므로 지연 가능성을 효과적으로 줄일 수 있습니다.

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⑤ 비용·시간·행정 위험의 3중 절감 — 한국진행 방식이 제공하는 실질적 효용

한국에서 비대면 방식으로 진행하면 다음과 같은 실질적 절감 효과가 있습니다.

• 항공권·체류비·출장비 절약

• 기존 대표자·신규 대표자의 일정 조정 불필요

• 외국인 체류·비자 문제가 발생하지 않음

• 서명 오류·문서 누락 등 리스크를 사전 점검 가능

여기에 HRB 처리 단계는 전문가가 대신 수행하기 때문에, 기업은 리스크 있는 행정 절차를 직접 처리하지 않아도 되는 안정성을 확보할 수 있습니다.

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한국에서 법인장 변경 공증을 진행하는 방식은

① 독일 방문 없이 절차 진행 가능

② 국제 인증 체계로 동일한 법적 효력 확보

③ 공증·아포스티유 처리 속도의 예측 가능성

④ 전문가 대행으로 HRB 리스크 최소화

⑤ 시간·비용·행정 부담의 실질적 절감

이라는 명확한 장점을 제공합니다.

이는 2025년 기준 독일 현지 법무법인·공증인·HRB 모두가 실제 기업 고객에게 권장하는 대표적인 효율적 접근 방식이기도 합니다.

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💬 Q&A: 한국에서 독일 법인장 변경이 가능할까?

아래 Q&A는 2025년 기준 독일 공증인(Notar), 상업등기소(HRB), 협력 로펌 실무 질문 중 가장 빈번하게 접수되는 질문을 선별하여 구성한 것입니다. 한국에서 비대면 방식으로 법인장 변경 절차를 준비하는 기업들에게 필수적인 내용만 담았습니다.

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Q1. 기존 법인장과 새로운 법인장이 모두 한국에 있어도 절차 진행이 가능한가요?

A. 예, 가능합니다. 한국 내 공증(서명 인증)과 아포스티유만 완료되면, 독일 공증인(Notar)은 해당 문서를 독일 현지에서 유효한 공문서로 인정하고HRB 등기 절차까지 정상적으로 진행할 수 있습니다.

🗂️ 추가 설명

• 이는 한국과 독일이 모두 가입한 아포스티유 협약(Hague Apostille Convention)에 따른 국제 법적 효력 구조입니다.

• 기존 법인장의 해임·신규 법인장의 임명 절차는 반드시 “주주결의(Gesellschafterbeschluss)”로 입증되어야 하며, 해당 문서는 한국에서 작성해도 전혀 문제가 없습니다.

• 실제로 유럽 본사·아시아 본부 간 대표자 교체 시 가장 많이 사용되는 방식입니다.

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Q2. 결의서(Gesellschafterbeschluss)는 한국에서 작성해도 되나요? 독일어로 작성해야 하나요?

A. 한국에서 작성해도 가능하며, 독일어 또는 영문 모두 허용됩니다. 다만 관할 HRB에 따라 독일어 번역공증을 요구하는 경우가 있으므로, 가능하면 처음부터 독일어 버전으로 작성하는 것이 가장 안전합니다.

🗂️ 추가 설명

• 뒤셀도르프·함부르크·뮌헨 HRB는 결의서의 독일어 번역공증을 요구하는 사례가 반복적으로 발생합니다.

• 반면 프랑크푸르트 HRB는 영문 결의서도 비교적 원활하게 접수하는 편입니다.

• 번역공증이 필요한 경우 일정이 3~7일 가량 늘기 때문에, 국내에서 준비할 때부터 독일어 문서 형태로 제작하는 것이 전체 일정 단축에 효과적입니다.

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Q3. 기존 법인장의 ‘퇴임일(Eintrittsdatum)’과 신규 법인장의 ‘임명일’은 같은 날이어야 하나요?

A. 원칙적으로 “효력 발생일이 동일”하도록 작성하는 것이 가장 안전합니다. 독일 HRB는 대표자 변경 단계에서 해임 시점과 임명 시점의 연결이 명확하지 않을 경우 문서 보완을 요구하는 경우가 많습니다.

🗂️ 추가 설명

• 독일 법은 해임과 임명의 동일일 진행을 금지하지 않지만, HRB 실무에서는 “대표 공백 기간(Geschäftsführer-Vakuum)”이 발생하지 않도록 결의서 문구를 매우 엄격하게 검토합니다.

• 예시:“Der bisherige Geschäftsführer wird mit Wirkung zum 01.02.2025 abberufen.Der neue Geschäftsführer wird mit Wirkung zum 01.02.2025 bestellt.”→ 가장 안전하게 처리되는 문구 구조입니다.

• 날짜가 다르거나 효력 시점이 불명확하면 HRB에서 즉시 보완 요청이 발생할 수 있습니다.

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Q4. HRB 등기 후 즉시 법인장 권한을 행사할 수 있나요?

A. 법적으로는 HRB 등기 완료 시 효력이 발생하지만, 은행·세무소·계약 당사자 등 외부 기관은 HRB 등기부 발급본을 요구합니다.

즉, 법적 효력은 등기 시점, 실무적 권한 사용은 등기부 발급 후가 일반적입니다.

🗂️ 추가 설명

• 독일 상업등기부(Handelsregister)는 등기 완료 당일 시스템에 업데이트하지만, 외부 기관(은행·리스 회사·세무대리인 등)은 최신 등기부 등본(Handelsregisterauszug) 제출을 요구하는 경우가 대부분입니다.

• 특히 독일 은행은 AML/KYC 규정 강화로 인해 신규 법인장의 여권 사본, 주소 증명, HRB 등본 제출을 모두 요구합니다.

• 따라서 법인장 변경 직후에는 등기부 발급 + 외부 기관 업데이트 절차가 필수입니다.

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🏢 엠 프랑크푸르트 전문 서비스 안내

엠 프랑크푸르트는 한국 기업의 독일 장·단기 파견, 법인 설립, 지사 운영, 정착 행정 지원을 전문적으로 담당하는 실무 중심 컨설팅 파트너입니다.

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✔ 장·단기 파견비자 전문 지원

— Arbeitsvisum für Entsendung(Assignment Visa)

— 노동청 승인(ZAV/BE), 외국인청 대응, 문서 구조화 및 기관 조율

✔ GmbH 법인 설립 및 기업 행정 지원

— GmbH 설립, 대표자 변경, 세무등록, 공증·등기 절차 전 과정 조율

✔ Branch / Representative Office 설립 지원

— 지사/연락사무소 설치, 비등기지사·등기지사 설립 컨설팅

✔ 취업비자·블루카드(EU Blue Card)

— 기술직·전문직 인력의 독일 취업 절차 및 요건 검토

✔ 행정 대응 지원(Admin Support / ABA)

— 노동청·세무서·IHK·공증인 등 기관 제출 및 문서 처리 대행

— 기업 일정 기반의 행정 일정 조율

✔ 정착 지원(Relocation & Service)

— 거주지 등록(Anmeldung), 건강보험, 은행·세무 관리 등 초기 정착 지원

✔ 회계·세무·노무 파트너 협업

— 회계법인·세무사·노무 전문가 협업을 통한 운영 기반 구축

✔ 부동산 및 생활 정착 자문

— 주거·사무실 등 부동산 탐색 및 공인 중개사 연계

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🌐 한국 기업의 독일 파견·법인 설립·정착 지원, 엠 프랑크푸르트가 함께합니다.

📩 info@mfrankfurt.com

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